Cosa occorre per il deposito bilancio
- File BILANCIO + NOTA INTEGRATIVA (formato XBRL)
- File VERBALE ASSEMBLEA (formato in alternativa PDF/A, PDF,WORD)
- eventuali RELAZIONI: GESTIONE, SINDACI, REVISORI (formato come sopra)
Attenzione! Si ricorda che anche per il Bilancio la CCIAA di Milano Monza Brianza e Lodi, richiede la firma digitale del Legale Rappresentante per il deposito presso il Registro Imprese, lo stesso obbligo per numerose Camere di Commercio d’Italia, per questo vi chiediamo di contattarci per tempo in modo di organizzare il rilascio dello strumento di Firma Digitale per soggetti che ne siano sprovvisti.
L’art. 3, sesto comma, del decreto-legge 31/12/2020, n. 183, convertito con modifiche nella legge 26/02/2021, n. 21, interviene sui termini ordinari di convocazione delle assemblee dei soci chiamate ad approvare il bilancio di esercizio chiuso al 31/12/2020, e sulle modalità di svolgimento delle stesse, attraverso la modifica dell’art. 106 del decreto-legge 17/03/2020, n. 18, convertito nella legge 24/04/2020, n. 27, disposizione che già nel corso dell’anno 2020 aveva consentito alle società di convocare l’assemblea ordinaria entro un termine più ampio rispetto a quello ordinario, prevedendo alcune facilitazioni volte a ridurre i raggruppamenti di persone, nel rispetto delle disposizioni volte a ridurre il rischio di contagio.
L’art. 106 stabilisce che, in deroga a quanto previsto dall’art. 2364, comma 2, c.c. e dall’art. 2478-bis, l’assemblea ordinaria possa essere convocata entro 180 giorni dalla chiusura dell’esercizio sociale, vale a dire entro il 29 giugno 2021; per tutte le società di capitali (S.p.A., S.a.p.a., S.r.l.), le cooperative e le mutue assicuratrici, è ammesso che con l’avviso di convocazione delle assemblee ordinarie o straordinarie, sia possibile prevedere, anche in deroga alle diverse disposizioni statutarie, l’espressione del voto elettronico o per corrispondenza e l’intervento all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione.
E’ altresì consentito che l’assemblea si svolga, anche in via esclusiva, mediante mezzi di telecomunicazione che garantiscano l’identificazione dei partecipanti, la loro partecipazione e l’esercizio del diritto di voto, senza, in ogni caso, la necessità che si trovino nel medesimo luogo, ove previsti, il presidente, il segretario o il notaio.
Con specifico riferimento alle S.r.l., inoltre, l’espressione del voto potrà avvenire mediante consultazione scritta o per consenso espresso per iscritto, anche in deroga a quanto previsto dall’art. 2479-bis, comma 4 c.c. e alle diverse disposizioni statutarie.
Tutte le deroghe così indicate si potranno applicare a condizione che le assemblee si tengano entro il 31 luglio 2021
La tassonomia da utilizzare per la formazione delle istanze XBRL per il 2020 è la versione “2018-11-04”
Nel caso in cui il bilancio in XBRL differisca in maniera sostanziale dal documento approvato dall’assemblea, è comunque sempre possibile, per qualsiasi annualità, depositare il prospetto contabile e/o la Nota Integrativa anche in formato PDF/A, definita doppio deposito formato (XBRL e PDF/A)”.
Anche la tassonomia 2018-11-04, come la tassonomia precedente, consente di predisporre il bilancio consolidato in formato XBRL, composto da:
- Stato Patrimoniale, Conto Economico, Rendiconto Finanziario (ove richiesto dalla normativa).
La Nota Integrativa del consolidato dovrà essere prodotta ed allegata in formato PDF/A.
Le società quotate in mercati regolamentati (Per mercati regolamentati si dovrebbero intendere, in mancanza d’interpretazioni ufficiali, sia quelli italiani autorizzati che quelli esteri riconosciuti ai sensi, rispettivamente, degli artt. 63 e 67 del D.Lgs. 58/1998), intendendosi per tali non solo quelle con azioni quotate bensì anche quelle dotate di altri strumenti finanziari a listino (per esempio le obbligazioni); b) le società, anche non quotate, che redigono il bilancio di esercizio in conformità ai principi contabili internazionali ciò vale anche per il bilancio consolidato; c) le società esercenti attività di assicurazione e riassicurazione di cui all’art. 1 del D.Lgs. 7 settembre 2005, n. 209; d) le banche e altri istituti finanziari, tenuti a redigere il bilancio secondo le disposizioni del D.Lgs. 27 gennaio 1992, n. 87; e) le società controllate, anche congiuntamente, da una delle imprese di cui alle lettere a), b), c) e d) nonché le società incluse nel bilancio consolidato delle stesse.
Non sono inoltre disponibili le tassonomie per le seguenti fattispecie, che non possono depositare il bilancio in formato XBRL, considerato che il file XBRL sicuramente non rispetta le norme specifiche di legge:
- Bilancio di società estere avente sede secondaria in Italia; Bilancio sociale ; Bilancio consolidato di società di persone ; Consorzi confidi; Bilancio finale di liquidazione.
Nell’ipotesi in cui la vigente tassonomia non sia ritenuta compatibile per la particolare situazione aziendale, con i principi di chiarezza, correttezza e veridicità di cui all’art. 2423 c.c., i prospetti contabili (Stato Patrimoniale, Conto Economico e Rendiconto Finanziario ove previsto) e/o la Nota Integrativa in formato PDF/A dovranno essere allegati alla pratica di deposito in aggiunta al file in formato XBRL. Si ricorda che non è necessario il doppio deposito in caso di differenze esclusivamente formali e non sostanziali tra il documento approvato in assemblea e il bilancio in formato XBRL, poiché in tal caso non si incorre nel rischio di nullità della deliberazione assembleare ai sensi dell’art. 2434-bis c.c., in analogia a quanto stabilito dalla sentenza della Corte d’Appello di Torino: “Non si ha nullità se la violazione è sostanzialmente irrilevante, in quanto priva di consistenza, pertanto meramente formale, di immediata percezione o di agevole correzione a seguito delle informazioni rese in assemblea” (Corte d’Appello, Torino, 24/08/2000)
Il termine di presentazione del bilancio, con i relativi allegati, al Registro delle Imprese territorialmente competente, è fissato in 30 giorni dalla data di approvazione (art. 2435 c.c.). Al fine del computo del termine, in qualsiasi caso, il sabato e la domenica vengono considerati giorni festivi e quindi si considera tempestivo il deposito effettuato il primo giorno lavorativo successivo
La sottoscrizione digitale del documento deve essere effettuata esclusivamente in modalità CAdES, formato che permette di firmare qualsiasi tipo di file e che prevede la creazione di una “busta”, generando un file con estensione .p7m, come richiesto dalla normativa, il cui contenuto è visualizzabile solo attraverso software idonei in grado di “sbustare” il documento sottoscritto. La firma PADES non genera un file con estensione.p7m e pertanto non deve essere utilizzata.
- in originale informatico (art. 21, comma 2, del d.lgs 82/2005). In questo caso il file deve essere firmato digitalmente dal presidente e dal segretario dell’assemblea (ove tale figura sia obbligatoria).
- o copia “scansionata” di documento in origine cartaceo. In questo caso il verbale, riproducendo l’originale cartaceo tratto dal libro delle assemblee sociali, deve riportare la firma autografa del presidente e del segretario (ove obbligatorio). Il file è inoltre firmato digitalmente dal ‘dichiarante’ (amministratore che sottoscrive digitalmente la domanda di iscrizione). Nella distinta firmata digitalmente (Modello Note) oppure in una dichiarazione allegata l’amministratore ‘dichiarante’ deve autocertificare di aver svolto il raffronto tra la copia ottica e l’originale, come previsto dall’art. 4 c. 1 dpcm 13 novembre 2014.
La dichiarazione, firmata digitalmente dal dichiarante, ha il seguente contenuto: “Il sottoscritto, consapevole delle responsabilità penali previste dall’art. 76 del dpr 445/2000 per le ipotesi di falsità in atti e dichiarazioni, attesta ai sensi dell’art. 47 del medesimo dpr 445/2000 di aver compiuto con esito positivo il raffronto delle copie per immagine dei documenti allegati alla presente pratica con gli originali cartacei conservati agli atti della società”.
- copia “informatica” di documento in origine informatico, in .pdf/A (ISO 19005) firmato digitalmente quindi dal presidente e dal segretario (ove sia obbligatorio) dell’assemblea dei soci;
- Il verbale di approvazione può essere riprodotto anche in file informatico non ottico (in formato pdf/A; ISO 19005) nello stesso file deve essere inserita la dichiarazione autocertificata sottostante, che attesta che il file ha contenuti identici all’originale cartaceo conservato agli atti della società.
La dichiarazione, firmata digitalmente dal dichiarante, è così formulata: “Il sottoscritto, consapevole delle responsabilità penali previste dall’art. 76 del Dpr 445/2000 per le ipotesi di falsità in atti e dichiarazioni, attesta ai sensi dell’art. 47 del medesimo Dpr 445/2000 l’identicità dei contenuti delle presente copia informatica all’originale cartaceo conservato agli atti della società”.
In caso di presentazione da parte Commercialista iscritto all’Albo Sez. A, il firmatario deve apporre su ciascun documento allegato al bilancio la seguente dichiarazione
a) in originale informatico (art. 21, comma 2, del d.lgs 82/2005). In questo caso il file deve essere firmato digitalmente dal presidente e dal segretario dell’assemblea (ove tale figura sia obbligatoria).
b) o copia “scansionata” di documento in origine cartaceo. In questo caso il verbale, riproducendo l’originale cartaceo tratto dal libro delle assemblee sociali, deve riportare la firma autografa del presidente e del segretario (ove obbligatorio). Il file è inoltre firmato digitalmente dal commercialista incaricato.
Nell’autocertificazione generale riportata nel testo oppure in una dichiarazione allegata a parte, il commercialista deve autocertificare che il file è conforme all’originale. L’autocertificazione ha i seguenti contenuti:
“Il sottoscritto, consapevole delle responsabilità penali previste dall’art. 76 del Dpr 445/2000 per le ipotesi di falsità in atti e dichiarazioni, dichiara ai sensi dell’art. 31 comma 2-quinquies della Legge n. 340/2000 che la presente copia informatica è conforme all’originale cartaceo agli atti della società”.
c) copia “informatica” di documento in origine informatico, in .pdf/A (ISO 19005) firmato digitalmente quindi dal presidente e dal segretario (ove sia obbligatorio) dell’assemblea dei soci;
d) Il verbale di approvazione può essere riprodotto anche in file informatico non ottico (in formato pdf/A; ISO 19005) nello stesso file deve essere inserita anche la dichiarazione autocertificata sottostante, firmata digitalmente dal commercialista, che attesta che il file è conforme all’originale cartaceo conservato agli atti della società.
La dichiarazione, firmata digitalmente dal commercialista, può essere resa una volta per tutte mediante l’autocertificazione di incarico riportata nel testo. Diversamente, se tale autocertificazione non contenesse la dichiarazione di corrispondenza/conformità degli atti e allegati alla domanda, il commercialista incaricato deve rilasciare la presente dichiarazione in calce al file: “Il sottoscritto, consapevole delle responsabilità penali previste dall’art. 76 del dpr 445/2000 per le ipotesi di falsità in atti e dichiarazioni, dichiara ai sensi dell’art. 31 comma 2- quinquies della Legge 340/2000 che la presente copia informatica è conforme all’originale cartaceo conservato agli atti della società”.
Termine di presentazione: entro 30 giorni dalla data del verbale di assemblea che approva la situazione patrimoniale/bilancio di esercizio.
Albo Cooperative: Da febbraio 2014 il modulo C17 non deve più essere utilizzato per la dichiarazione di permanenza delle condizioni di mutualità prevalente, essendo stato sostituito dal riquadro “DEPOSITO PER L’ALBO COOPERATIVE” integrato nel modello B, in questi casi si chiede di compilare il fac-simile
Modello fac-simile
Per il ritardato deposito del bilancio vengono sanzionati tutti gli obbligati (consiglio di Amministrazione)
• se il bilancio è depositato entro i 30 giorni successivi alla scadenza € 91,56
• se il bilancio è depositato oltre i 30 giorni successivi alla scadenza € 274,66
Per correggere errori contenuti in bilanci già depositati deve essere presentata una nuova pratica di deposito completa della documentazione prevista, compreso un nuovo verbale di assemblea che approva il bilancio corretto. Il nuovo deposito va eseguito nel termine di 30 giorni dalla data del nuovo verbale.
Il verbale di assemblea di approvazione del bilancio che prevede la distribuzione di utili, deve essere registrato all’Ufficio del Registro, ai sensi dell’art. 4, lettera d, tariffa parte prima del D.P.R. 131/1986 (Risoluzione del Ministero delle Finanze n. 174/E del 22/11/2000, Risoluzione della Direzione centrale dell’Agenzia delle Entrate n. 353/E del 05 dicembre 2007).
