Tachigrafo: per quanto tempo conservare i dati e cosa controllano gli ispettori

Molte imprese si concentrano sulle ore di guida.

In realtà, durante un controllo, vengono verificati anche:

• scarico dati tachigrafo
• scarico carta conducente
• archiviazione
• conservazione dei dati
• attività di controllo dell’impresa

Non basta avere il tachigrafo

Il tachigrafo registra i dati, ma l’impresa deve scaricarli, conservarli e verificarli

Ogni quanto scaricare i dati

Avere il tachigrafo installato non è sufficiente.

Le imprese sono tenute a scaricare periodicamente i dati registrati sia dalla carta del conducente sia dalla memoria del tachigrafo, conservandoli in modo da poterli esibire in caso di controllo.

In particolare:

• i dati della carta del conducente devono essere scaricati almeno ogni 28 giorni;
• i dati della memoria del tachigrafo devono essere scaricati almeno ogni 90 giorni.

Si tratta di termini massimi: molte imprese preferiscono effettuare gli scarichi con maggiore frequenza per ridurre il rischio di perdite di dati e monitorare più efficacemente eventuali anomalie.

La mancata acquisizione o conservazione delle registrazioni può comportare contestazioni anche nei confronti dell’impresa, indipendentemente dalla presenza del tachigrafo a bordo del veicolo

Attenzione

Scaricare i dati non significa semplicemente archiviarli. L’impresa deve anche verificare che i conducenti rispettino le norme sui tempi di guida, sulle pause e sui periodi di riposo

Per quanto tempo vanno conservati

Scaricare i dati del tachigrafo è solo il primo passo.

L’impresa deve anche conservarli in modo sicuro e renderli disponibili in caso di controllo da parte degli organi di vigilanza.

La normativa prevede che i dati provenienti dalla carta del conducente e dalla memoria del tachigrafo siano conservati per almeno un anno.

Tuttavia, considerato che tali informazioni possono avere rilevanza anche sotto il profilo lavoristico e probatorio, molte imprese scelgono di conservarle per periodi più lunghi, adottando procedure di archiviazione elettronica che ne garantiscano integrità e reperibilità.

Durante un controllo, infatti, non viene verificata soltanto la presenza dei file scaricati, ma anche la capacità dell’impresa di esibirli tempestivamente e di dimostrare l’attività di monitoraggio svolta sui dati raccolti.

La semplice conservazione dei file, senza alcuna verifica delle eventuali anomalie riscontrate, potrebbe non essere sufficiente a dimostrare la corretta organizzazione dell’attività di trasporto

Dove conservare i dati?

I dati tachigrafici possono essere archiviati su server aziendali, software gestionali dedicati o piattaforme cloud, purché siano protetti da alterazioni, facilmente reperibili e disponibili in caso di richiesta da parte degli organi di controllo.

Questo ti prepara perfettamente al paragrafo successivo:

“Cosa controllano gli ispettori”, dove spiegherai che non cercano solo i file, ma verificano anche se l’impresa li analizza e interviene sulle eventuali irregolarità

Cosa controllano gli ispettori

Molte imprese ritengono che un controllo si limiti a verificare le registrazioni del conducente.

In realtà, gli organi di vigilanza possono estendere gli accertamenti anche all’organizzazione aziendale e alla gestione dei dati tachigrafici.

Tra gli aspetti più frequentemente verificati vi sono:

• il rispetto delle scadenze per lo scarico dei dati della carta conducente e della memoria del tachigrafo
• la disponibilità dei file richiesti dagli ispettori
• la corretta conservazione delle registrazioni
• la presenza di procedure interne di controllo
• la gestione delle eventuali anomalie rilevate

Particolare attenzione viene riservata alle situazioni in cui:

• i dati non sono stati scaricati nei termini previsti
• i file richiesti non sono disponibili o risultano incompleti
• emergono violazioni ripetute dei tempi di guida e di riposo senza che l’impresa abbia adottato alcun intervento correttivo
• non è possibile dimostrare l’attività di controllo svolta nei confronti dei conducenti

In questi casi, la contestazione può riguardare non solo il conducente ma anche l’impresa, chiamata a dimostrare di aver organizzato correttamente il lavoro, fornito adeguate istruzioni e verificato il rispetto della normativa

Attenzione

La presenza del tachigrafo a bordo non è sufficiente.

L’impresa deve poter dimostrare di aver:

• scaricato i dati nei termini previsti
• conservato le registrazioni
• analizzato le eventuali anomalie
• adottato misure correttive quando necessario

È proprio su questi aspetti che si concentra gran parte dei controlli in azienda

Le responsabilità dell’impresa

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Sai quando scaricare i dati? Per quanto tempo conservarli? Cosa controllano gli ispettori?